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费用报销是会计核算中发生频次最高的事项。很多费用会计人员工作一段时间后会发现工作中的几个乱象：二级科目越加越多、科目重叠交叉、其他费用庞杂随意。为什么会出现这样的乱象呢，很大程度上是因为账务初始化之初会计人员对费用科目的明细科目设置缺乏前瞻性与系统思维。

先明确，本文所指的费用科目包括销售费用、管理费用、研发费用、制造费用等，这几类费用都可设置若干明细科目，即二级科目。二级科目的设置应力争做到不重、不漏、不乱、有序。欲达成此目标应遵循几个原则。

第一，依据费用性质分大类排序

以管理费用为例，费用可梳理为以下七类：

薪酬类费用：主要核算管理部门人员的工资、奖金、五险一金、福利费等；

日常类费用：管理部门经常发生的日常费用，如办公费、交通费、图书资料费、差旅费、业务招待费、通信费、快递费等；

专项费用：培训费、审计费、中介服务费等；

办公场所类费用：办公场所租赁费、物业费、水电气暖费等；

摊折费用：固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用分摊等；

资产减值：减值准备、存货跌价准备固定资产减值、无形资产减值等；

其他费用：上述分类不涵盖的费用。

销售费用的分类与管理费用分类大致相同。区别在于销售费用中的专项费用主要为广告费、宣传费、市场推广费等，销售费用不包括资产减值。

对费用区分大类一方面可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以让费用归集有序，避免重复设置二级科目。

第二，二级科目编号要留出扩容空间

二级科目的设置首先要保证当前费用都有记录之处，一段时间过后可能会有新的费用名目出现，费用科目自然也应相应增加。

费用科目增加需要录入账务系统，新增科目编码以不打乱原有的科目体系为宜。如管理费用科目编号6602，薪酬类费用的科目编号可以从6602 01 01-6602 01 99。601代表“管理费用”，01代表“薪酬类费用”，最后的01-99代表三级费用科目。6602 01 01 - 6602 01 99一共可容纳99个三级科目，足可保证费用科目扩容。“管理费用-其他费用”科目编码一般会设置为6602 99。

第三，费用科目不可交叉

每个费用科目设置后，应确定它的核算范围，涵盖在核算范围内的费用名目不要重复设置明细科目。譬如，业务招待费与礼品费，交通费与过桥过路费。如果需要将费用核算得更加明细化，可以平行设置不重叠多个科目，譬如将“五险一金”科目分解为“养老保险”、“医疗保险”、“工伤保险”、“生育保险”、“失业保险”、“住房公积金”六个三级科目。

第四，其他费用要瘦身

如果费用二级科目建得太少，费用归集时常会发现找不到地方搁。一些会计人员为了省事，会将之记入“其他费用”，最后“其他费用”就成了费用垃圾筐。一时固然省事了，后果是后续的费用分析会困难重重。对“其他费用”瘦身，最好的方法是将经常发生的费用名目增设为新的二级或三级科目。

第五，科目层级不要设置太多

费用核算要做到清晰，就需要减负。费用科目清爽，也是减负精神的体现。建议费用核算到三级科目为止，就不要设置四级科目了。科目层级越少，出错的概率就越低。如果需要将三级科目核算的内容明细化，可以将明细项直接增设为三级科目。