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【案例回放】

2013年7月，刚毕业后不久的吴某，有幸进入了有“人工智能第一股”之称的科大讯飞股份有限公司(以下简称“科大讯飞”)，开始从事财务工作，由于颇得领导欣赏，吴某手上的“任务”越来越多，也越来越重要。2014 年 3 月起，吴某被安排负责公司的费用审核工作。不久后，为了工作方便，公司为其在系统中开通了修改员工报销信息的权限。渐渐地，吴某有了些工作之外的“想法”。

2015 年 4 月，一次偶然的机会，吴某无意间捡到了一张“赵某”的身份证，并意识到发财的机会来了。吴某立马用这张身份证去银行办了一张银行卡，并利用公司费用报销等财务环节的漏洞，为自己另谋“财路”。

据调查，吴某通过审核公司员工报销材料的机会，采用更改申请报销员工银行账户的方式，将真实的报销资金转入自己控制的“赵某”账号;2016 年还曾对员工谎称自己的银行账户可以用于收取员工归还的公司备用金;甚至通过邮件方式伪造相关领导的审批内容，以公司其他员工的名义向公司借款。然而，纸终究包不住火。2017 年 4 月 13 日，吴某侵占公司款项的事还是被大白于天下。

最终，吴某因 2015 年 4 月至 2017 年 4 月期间，多次利用职务之便，侵占员工报销款 346 万元、侵占员工归还备用金 13 万元和伪造借款审批单套取现金 11万元，共计 370 万元的事实，于 2018 年 5 月 9 日，被合肥市高新区人民法院判处有期徒刑 5 年半。

新闻来源:合肥晚报

【案例分析】

本案例中，科大讯飞的财务吴某在 2 年时间内利用职务便利在费用报销、员工备用金归还、个人借款等环节，侵吞公司 370 万余元，可见科大讯飞在财务管理方面存在不少内控缺陷。下文笔者将从以下三个主要方面对此案例进行具体分析:

一、 费用报销职责权限设置不合理

吴某作为费用报销审核的财务人员，同时具备了修改公司员工报销信息的权限，这样不合理的权限设置是吴某有了可乘之机的关键。而且，从案例事实分析，作为费用报销审核人员，吴某不仅能够随意更改员工报销申请中银行账户等关键信息，后续也没有有效的复核机制确认银行账号等关键信息的准确性，甚至也未就报销资金到账情况及时通知报销人员确认。这就为吴某取得不义之财创造了有利的条件。

结合以上情况，笔者认为，公司应明确各岗位的职责权限，并充分考虑不相容职责分离的要求。财务报销审核人员主要是负责对相关原始凭证单据真实性、合理性等进行审核，不应具有“可更改报销内容”的权限。若审核过程中发现单据本身可疑或费用存在明显不合理之处，应将相关申请退回即可，而不是由审核人员调整相关申请信息。此外，公司还应考虑对于费用报销相关工作的控制监督措施，比如规定报销费用只能通过银行转账的方式汇入每个员工的工资卡内、汇款后及时通知报销人确认到账情况等，确保员工报销的资金能及时、准确的到达报销人的账户。当然，公司也应加强相关岗位员工的业务培训和职业道德教育，对员工灌输诚信文化，以提升其业务水平和综合素质。

二、 虚假借款易申请

吴某通过伪造部门领导、分管领导审批资料，并以公司其他员工的名义成功向公司借款。这说明公司内部在借款管理方面存在三个方面的问题。

其一，公司内部个人借款申请环节规定不严格，吴某可以随意利用其它员工名义，任何借口提出申请。

其二，吴某通过邮件的方式伪造部门领导、分管领导审批记录，且成功获取了公司钱款，可见公司现有的借款审批程序存在疏漏，当领导通过邮件审批时，无人对审批记录真实性进行进一步的核对，这给被利益冲昏头脑的吴某创造了机会。

其三，财务人员在最终付款前，即未认真核对审批记录，也未就报销转账的账户进行确认。

笔者建议，员工申请个人借款时，应注明借款的具体事项并提供有效的支持性文件，证明其合理性、真实性，甚至要求借款事项必须与公司资金使用计划相匹配。此外，公司以邮件形式提出申请时，申请人员除将申请信息发送给相应审核审批人外，还应抄送与待批复事项相关的所有经办人员;审核、审批人回复批复意见时，也需抄送所有相关人员。最后，财务出纳在支付报销费用前，应复核借款申请审批记录是否完整，若以银行转账方式将钱款打入个人账户的，还应核对确认银行账户是否为借款申请人所有。

三、 借款、备用金后续管理缺失

本案例中，吴某以他人名义获取的虚假个人借款以及违规收取员工归还公司的备用金共计 24 万余元，时间长达一年多，而公司未能及时发现并采取措施，可见公司对于员工个人借款及备用金管理相关的监控与检查较弱。虽然一般情况下，公司的备用金、员工个人借款单笔数额可能较小，但若被员工抓住管理漏洞，伺机谋取钱款，长年累月，也会给公司带来较大损失。

因此，笔者建议公司除了在员工申请个人借款及备用金前进行把控外，还应对借出后的个人借款及备用金设置专人统一管理，正确记录借款人/备用金申请人的部门、日期、借款期限、借款用途等，并定期向相关借款人、备用金使用人与部门直接核对催收、处理。这不仅有利于各类款项的回收，还有利于及时发现虚假借款等异常情况，以确保公司资产安全。

【总结】

综上所述，企业为了有效防范案例中情况的发生，需加强财务报销、个人借款、备用金管理制度的建设与控制，合理设置不相容岗位、严格审核、强化后期监督与催收机制，最大程度的杜绝舞弊事项的发生。

来源：锐思咨询